Planificare buna face ca actiunea sa fie foarte simpla! Interviu despre productivitate cu Adriana Istrate

Din cand in cand, in fata noastra apar oameni ce au o dorinta de a schimba in bine lucrurile, incepand in primul rand cu propria persoana. Adriana Istrate este printre oamenii la care TREBUIE sa te uiti cu atentie si sa incerci pe cat posibil sa afli care le sunt obiceiurile si rutina zilnica.

A terminat primul maraton in 2013, iar dupa 1 an trecea linia de finish de la cursa de 100 km Antarctic Ice. A doborat recordul mondial prin proiectul 7-7-7 – Maraton si Ultramaraton pe toate cele 7 continente, pe care le-a finalizat in zece luni. Este implicata in proiecte caritabile, precum Hospice – Casa Sperantei.

Pentru anul acesta si-a propus sa participe la primul IronMan (3.8km inot, 180km bicicleta, 42km alergare) si toate acestea in timp ce este angajata full-time!

De curand, Adriana a acceptat sa-mi raspunda la cateva intrebari despre cum arata o zi productiva pentru ea, dar si care sunt obiceiurile pe care le-a instalat de-alungul timpului.

In final, a transmis un sfat clar pentru cresterea productivitatii!
————————————————————
Costin Ciora: Adriana, ce inseamna pentru tine sa fii productiva?
Adriana Istrate: Sunt productiva atunci cand reusesc sa fac tot ceea ce imi propun intr-o zi. Simt ca am un control mai mare asupra lucrurilor pe care le fac atunci cand imi planific seara activitatile de-a doua zi, fie ca au legatura cu sportul, cu jobul sau viata personala. De cand am inceput seria schimbarilor in viata mea, am citit diverse materiale despre time management, productivitate si alte instrumente care sa ma ajute, astfel incat sa nu mai ajung sa ma intreb la finele vreunui an “oare cum a trecut timpul?”. Nu ma simteam bine sa imi pun la nesfarsit intrebari si sa raman fara raspunsuri pentru ca nu reauseam sa imi aduc aminte evenimente importante. Avem tendinta de-a spune ca suntem ocupati si nu avem timp suficient dar, daca ne-ar ruga cineva sa scriem activitatile zilei respective pe o foaie, cred ca ar fi destui cei care ar avea probleme in a enumera lucrurile importante la care au fost martori.

C.C.: Cum arata o zi productiva pentru tine?
A.I.: Ziua productiva incepe in ziua de dinainte, de fapt, atunci cand trec in revista activitatile programate pentru urmatoarea zi si completez cu cele noi, de obicei, acele lucruri de realizat pe termen scurt. Apoi, cu agenda dupa mine, incep sa bifez din fiecare activitate in parte. La final, trec in revista ce s-a intamplat, ma gandesc la ce a fost ok si ce poate fi imbunatatit pe viitor. Am trei capitole mari de la care incep programarea si anume: sport, job, viata personala, scrise exact in aceeasi ordine in care sunt mentionate si in agenda.

C.C.: Care sunt obiceiurile zilnice pe care le practici?
A.I.: Sa vedem: In primul rand, trezitul la ore “nerezonabile” si anume 4-5 dimineata, Urmeaza sa beau apa si sa mananc un fruct de sezon (pe perioada iernii, de obicei, mere), apoi fac miscare, in fiecare zi, in functie de programul de antrenament pe care il am de indeplinit (stretching, alergare, sala, bicicleta, inot), apoi, mic dejun, urmeaza programul de lucru la birou (lucrez la BCR Banca pentru Locuinte, program intreg, nu part time 🙂 ), incep cu activitatile mentionate in agenda si finalizez cu celelalte care intervin. Seara, imi pregatesc totul pentru a doua zi, astfel incat sa nu stau dimineata sa decid mare lucru. Daca as lasa garderoba pentru a doua zi dimineata, nu as mai avea timp de sport. In plus, cu cat te dai jos mai repede din pat si intri in echipamentul de sport, cu atat mai mici sunt sansele de a renunta si amana miscarea pentru “mai tarziu”. Mai mult, de multe ori plec de la sala sau bazin direct la birou si trebuie sa iau cu mine schimburi, asadar, le organizez de seara. Tot seara, pregatesc agenda, dupa cum spuneam mai sus, si am timp cu mine (pentru o rugaciune, pentru a fi recunoscatoare, pentru a fi optimista). Astfel, ajung la ora 22.00, cand, in majoritatea zilelor sunt in pat, pregatindu-ma de somn.

C.C.: Se spune ca ceea ce este planificat, este realizat. Cum ti-ai planificat activitatea pentru anul ce urmeaza?
A.I.: Sau, asa cum am mai auzit, “ce nu este trecut in agenda, nu exista” 🙂
Anul 2016 este o continuare a ceea ce am inceput deja in 2014 si anume, reinventarea viitorului. Daca in ultimii doi ani am alergat, reusind foarte multe transformari, de data asta mi-am propus sa invat lucruri noi, sa ma reinventez intr-o triatlonista si am un an la dispozitie sa invat sa inot si sa merg pe bicicleta astfel incat sa finalizez in noiembrie un IronMan (3.8km inot, 180km bicicleta, 42km alergare). In plus, vreau sa imi eficientizez si activitatea la birou si sa ma dedic unor proiecte umanitare si responsabilitate sociala, la un nivel mai ridicat decat cel de pana acum. Tot zice calendarul ca e anul schimbarilor, daca pastrez ritmul de pana acum, sunt foarte multumita.

C.C.: Intre multi-tasking si focus pe o activitate, ce stil ti se potriveste mai mult?
A.I.: Exista nenumarate studii care arata faptul ca nu exista multi-tasking, deoarece creierul nu se poate concentra pe mai mult de o activitate odata. Multi-taskingul reprezinta intreruperi de ritm, in care te ocupi de cate o activitate in parte, dand impresia ca faci mai multe lucruri in acelasi timp. Obisnuiam sa cred ca sunt atat de flexibila sa pot jongla cu activitatile fara probleme. Intre timp, mi-am dat seama ca era o copilarie iar, de atunci, ma concentrez pe un lucru odata, il finalizez si apoi trec la urmatorul. Mai am momente in care observ tendinte de a trece la altceva dar imi observ reactiile si revin pe drumul meu.

C.C.: Cat de mult inseamna planificarea intr-un obiectiv de-al tau?
A.I.: Planificarea reprezinta una dintre activitatile care te ajuta ca la final de an (sau, de ziua de nastere) sa fii mandru de ce ai realizat :). Aici as mentiona un duo si anume planificare + actiune. Sunt de nedespartit, cred eu. Pana sa-mi propun un obiectiv, nu practicam acest sport al planificarii. Am observat pe pielea mea cum se schimba dispozitia atunci cand simti cum controlezi viata si nu te controleaza ea pe tine. Nici in familia mea, planificarea nu era o obisnuinta, ba mai mult, in jurul meu, existau destui care imi spuneau “nu-ti face planul ca tiganul”. Nu este de mirare, ca, o lunga perioada de timp, credeam despre persoanele foarte organizate ca sunt niste ciudati care “nu stiu sa traiasca”. Nu e de mirare, ca, la scurta vreme, deveneam o persoana care uita sa mai plece de la birou, ajungand in depresie.
De cand am luat decizia de a ma schimba, totul parca s-a transformat. Am luat decizia de a alerga, apoi mi-am propus sa ies in fiecare zi in parc si asta a dus la schimbari imediate asupra starilor generale. Apoi, am decis ca voi merge in Antarctica, am planificat fiecare pas de care am nevoie pentru a ajunge acolo si, am reusit. O planificare buna, face ca actiunea sa fie foarte simpla, te apuci sa bifezi fiecare din actiunile respective. O planificare deficitara, te face sa pierzi timp, bani sau altele, mai grave.

C.C.: Ce instrumente de productivitate folosesti (app-uri, tool-uri etc)?
A.I.: Atunci cand eram la inceputurile cautarilor mele, am testat foarte multe aplicatii si, pentru asta, trebuie sa fiu recunoscatoare celor doua programe de dezvoltare pe care l-am apelat si anume: CIA, coaching in alergare (Andrei Rosu) si 5AM Club (Dan Luca), unde am putut afla cele mai bune informatii in materie de productivitate. Nu sunt o persoana creativa, asadar, am zis intotdeauna ca trebuie sa invat ceva, o voi face de la cei mai buni. Am folosit/folosesc: Coach.me, tehnica Pomodoro, remindere pe outlook si telefon, Notes pentru telefon si laptop.

C.C.: Ce parere ai despre impactul tehnologiei asupra productivitatii: angajatii pot fi mai productivi si mai putin productivi in acelasi timp? Exista multe lucruri ce distrag atentia de la lucru (ex. retelele sociale), cu toate acestea exista mai multe instrumente de productivitate.
A.I.: Tehnologia si progresul in acest domeniu ne-a facut pe toti sa avem acces la informatii, la cunoastere iar cunoasterea inseamna putere, pana la urma. Traim intr-o perioada in care deja putem vorbi cu oameni aflati la capatul lumii, absolut gratuit iar asta ne face sa avem acces la cele mai interesante metode/retete de productivitate. Cum folosim aceste lucruri, depinde de fiecare in parte, evident. Daca suntem constienti de avantajul pe care il avem fata de parintii nostri, de exemplu, putem sa folosim toate intrumentele de care dispunem pentru a face in jurul nostru o lume mai buna. La fel de bine, sunt constienta de cazuri in care progresul tehnologic ne face sa involuam, sa gandim mai putin, sa fim in “comfort”, sa pierdem aceasta resursa neregenerabila – timpul.

C.C.: Cum gestionezi verificarea numarului mare de emailuri pe care le primesti?
A.I.: Deschizand aceste emailuri in timpul locat lor si rezolvandu-le pe toate atunci cand le deschid, fara sa las lucruri de pe azi pe maine. In felul asta, inchid bucla sarcinilor de rezolvat. Am amanat ani de zile o gramada de lucruri si nu am ajuns asa departe, asadar, stiu ca daca zic de ceva “mai bine maine”, nu se va intampla prea curand. Caz in care rezolv, pe loc.

C.C.: Cum gestionezi sedintele din diversele proiecte in care esti implicata? Peter Druker spunea ca “Sedintele sunt un simptom al proastei organizari. Cu cat mai putine sedinte, cu atat mai bine.”
A.I.: De acord cu dl Druker! Cand lucrezi intr-o corporatie, sedintele sunt ceva foarte intalnit, tocmai de aceea e cu atat mai important sa le poti gestiona corect. In sedintele in care am fost implicata, m-am asigurat ca stiu tema intalnirii, m-am pregatit pentru aceea, pun intrebari clarificatoare daca am nevoie, iar, la final, recapitulez ideile si sarcinile, astfel incat sa ma asigur ca toate lumea, stie despre ce a fost vorba, care este impactul, cine sunt cei care vor face niste actiuni si pana cand. Stiu ce inseamna sa lucrezi cu clientii, asadar, daca un mesaj este livrat incomplet sau incoerent, genereaza alte intrebari, respectiv, alt timp pierdut. De aceea, ma gandesc sa imi organizez treaba cat se poate de bine, respectand atat timpul meu cat si pe al celorlalti.

C.C.: Care este cel mai bun sfat pe care il poti da pentru cresterea productivitatii?
A.I.: Doreste-ti sa fii productiv, restul, vine de la sine!

Poti citi mai multe despre Adriana pe pagina ei de Facebook aici.

——————————————————————————————–

Te-ar mai putea interesa si interviul cu Andrei Rosu Gaseste-ti “De Ce-ul” si treci la treaba! Interviu despre productivitate cu Andrei Rosu

Vrei sa primesti articolele mele direct pe email?
Da, vreau articolele pe email

Afla cum poti sa fii mai productiv in fiecare saptamana !

Inscrie-te la Newsletterul Saptamanal de Productivitate - 1 singur email trimis in fiecare miercuri.

Vreau sa fiu mai productiv!

Te-ai inregistrat cu succes!

Powered by Rapidology