Gaseste-ti propriul ritm! Interviu despre productivitate cu Alexandra Cernian

Alexandra impartaseste cel putin doua lucruri cu mine: placerea de a preda in cadrul universitatii si interesul pentru productivitate. Dincolo de cariera academica, in calitate de lector universitar la Facultatea de Automatica si Calculatoare (Universitatea Politehnica Bucuresti) din 2007, Alexandra este Senior Trainer & Consultant la Sfera Business. Ca trainer, are 10 ani experienta in sustinerea de cursuri in companii nationale si multinationale B2B si B2C si deruleaza programe de formare si consultanta in programe functionale si soft skills. A colaborat cu peste 50 de companii nationale si multinationale, pentru care a sustinut peste 350 sesiuni de training si consultanta.

Alexandra a acceptat sa-mi raspunda la cateva intrebari despre productivitate, oferind sfaturi cat se poate de practice!

————————————————————

Costin Ciora: Alexandra, ce inseamna pentru tine sa fii productiva?

Alexandra Cernian: Pentru mine, productivitatea este cheia catre performanta, iar eu am fost educata de mica in spiritul performantei. Sa fiu productiva inseamna sa ma trezesc dimineata cu determinare si sa ma duc la culcare cu satisfactia ca am facut tot ce mi-am propus in ziua respectiva. Ca sunt mai aproape de atingerea obiectivelor mele. Si pentru asta ai nevoie de 4 ingrediente: dorinta, decizie, determinare, disciplina. Din ele se formeaza un mecanism care te pune si te tine in miscare.

C.C.: Cum arata o zi productiva pentru tine?

A.C.: E o zi in care simt ca am actionat in directia obiectivelor mele. In care aloc timp pentru mine, pentru familie si pentru cariera. Zilele mele arata foarte diferit, asa ca nu pot spune ca urmez o anumita rutina. Eu sunt inginer de profesie si am o gandire foarte structurata, iar in privinta asta schema este una simpla: performanta -> obiective -> productivitate. Asta urmaresc. Activitatea mea profesionala se imparte in 3 directii: lector universitar (la Faculatatea de Automatica si Calculatoare)- care implica si numeroase preocupari in zona de cercetare, trainer si consultant si fiecare dintre ele vine cu numertoase task-uri si responsabilitati. La sfarsitul programului, e esential pentru mine sa stiu ca sunt la zi pe toate planurile.

C.C.: Care sunt obiceiurile zilnice pe care le practici?

A.C.: Lucrurile s-au schimbat destul de mult de cand am adoptat un stil de viata sportiv. De 2 ani practic echitatia (sunt sportiv legitimat la Clubul Sportiv Ecvestria si afiliat la Federatia Ecvestra Romana) si in ultimul an mi-am descoperit si pasiunea pentru fitness. Sportul m-a ajutat in primul rand sa imi antrenez mintea spre o viata disciplinata si organizata. Am cateva repere pe care le urmez in planificarea zilnica: ma trezesc cel tarziu la 7AM, incep ziua cu task-ul cel mai dificil sau important, respect orele de masa si un plan alimentar sanatos si echilibrat, fac o ora de sport. Weekend-urile sunt dedicate in general echitatiei si dezvoltarii personale.

C.C.: Se spune ca ceea ce este planificat, este realizat. Cum ti-ai planificat activitatea pentru anul ce urmeaza?

A.C.: Imi stabilesc pentru fiecare an cate 3 obiective importante: unul legat de cariere universitara, unul pentru activitatea de trainer si consultant si unul personal. Apoi pentru fiecare imi trasez liniile directoare principale, astfel incat sa imi fie usor sa evaluez progresul si sa stiu cum ma raportez la tinta finala. Sunt insa flexibila in ceea ce priveste traseul pana la destinatie si aloc 20% pentru oportunitati neprevazute. In plus, cred ca e important sa avem si obiective pe termen mai lung: 3-5 ani. Ne ajuta sa proiectam o viziune clara asupra directiei in care ne indreptam si sunt un motor important in stabilirea motivatiei interioare. Si de aici pleaca totul!

C.C.: Intre multi-tasking si focus pe o activitate, ce stil ti se potriveste mai mult?

A.C.: Focus pe o singura activitate. Simt ca imi pierd din concentrare cand lucrez multi-tasking, mai ales daca se intampla sub presiune. De altfel, sunt numeroase studii care confirma ca pierdem in medie 40% din productivitate lucrand la mai multe task-uri in acelasi timp. Dar cred ca asta tine cel mai mult de o buna planificare a task-urilor, astfel incat sa eviti sa intri in urgenta cu ele si cu o abordare flexibila, care sa te ajute sa iti comuti repede atentia de la un task la altul.

C.C.: Cat de mult inseamna planificarea intr-un obiectiv de-al tau?

A.C.: 60-70%. Sunt o persoana care functioneaza foarte bine pe baza de obiective. Imi configurez o harta a  obiectivelor in termeni de etape intermediare si dealine-uri. Odata ce am viziunea, trec la actiune si nimic nu imi sta in cale atunci cand imi doresc ceva. Nu planific pana la cel mai mic detaliu si cred ca e important sa fii flexibil si sa lasi loc de ajustari pe parcurs. Intotdeauna poti da peste lucruri neprevazute, dar orice s-ar intampla, trebuie sa ramai in control si sa iti pastrezi directia clara. La echitatie am invatat ca intotdeauna trebuie sa anticipezi si sa-ti planifici urmatoarea miscare si aplic in asta in viata de zi cu zi. Privirea e mereu inainte! Si in sa, si in cariera, si in viata personala.

C.C.: Ce instrumente de productivitate folosesti (app-uri, tool-uri etc)?

A.C.: Google Calendar, sincronizat pe toate device-urile. Mai ales ca nu am un program de birou 9-18, e important sa am calendarul la indemana oricand. E un instrument pe care il implementez si la clientii cu colaborez, ca mediu de lucru colaborativ pentru managementul activitatii in echipe. Faptul ca poti share-ui un calendar face ca planificarea unei echipe si a resurselor sa fie mult mai eficienta.

In afara de aplicatii si tool-uri tehnologice, cred ca cel mai important instrument de productivitate este unul interior si ii zice motivatie. De aici ne gasim “de ce”-ul, ne stabilim prioritatile si decidem sa actionam. Din mintea ta pleaca totul! Convingerea asta mi-a fost inca o data intarita in sport. Atitudinea cu care pleci la drum va determina succesul sau esecul. Ambitia si perseverenta sunt cele care pun in miscare toate mecanismele de care ai nevoie pentru a-ti atinge obiectivele. Determinare. Mi-a luat o luna sa reusesc sa fac o intoarcere corecta calare. In vara asta am participat la primul concurs de anduranta ecventra si am luat locul 3. Important e sa fii perseverent si consecvent. Ion si Carmen Maldea, antrenorii mei de echitatie, spun mereu “Nu exista Nu pot, exista doar Nu vreau!” O conditie obligatorie pentru asta? Iesi din zona de confort. Succesul nu se gaseste acolo. Cred ca aici stau cele mai important instrumente de productivitate. Fara ele, niciun tool nu va avea relevanta si nu va face treaba in locul tau.

C.C.: Ce parere ai despre impactul tehnologiei asupra productivitatii: angajatii pot fi mai productivi si mai putin productivi in acelasi timp? Exista multe lucruri ce distrag atentia de la lucru (ex. retelele sociale), cu toate acestea exista mai multe instrumente de productivitate.

A.C.: Suntem intr-un moment in care totul tinde sa devina colabrativ, inclusiv productivitatea. Cred ca daca sunt folosite in mod inteligent, instrumentele de productivitate pot aduce multe beneficii angajatilor si pot confirma asta prin experientele cu clientii pe care ii consiliez in acest sens.  Sigur ca exista si reversul acestei avalanse tehnologice, insa tine de fiecare sa isi gestioneze intr-un mod “smart” timpul si resursele. Si, revenind, asta pleaca de la “de ce”-ul fiecaruia dintre noi. Daca suntem cu adevarat motivati si stim incotro ne indreptam, nimic nu ne va sta in cale.

C.C.: Cum gestionezi verificarea numarului mare de emailuri pe care le primesti?

A.C.: In functie de prioritati, folosind tehnica 4D (Delete it, Do it, Delegate it, Defer it). Organizez intr-un sistem de foldere mesajele care nu sunt urgente si las in Inbox tot ce necesita un follow-up rapid. Masura productivitatii este data apoi de 2 lucruri: niciun email din Inbox nu a ramas neprelucrat si niciun email nu a ramas necitit.

C.C.: Cum gestionezi sedintele din diversele proiecte in care esti implicata? Peter Druker spunea ca “Sedintele sunt un simptom al proastei organizari. Cu cat mai putine sedinte, cu atat mai bine.”

A.C.: Numarul de sedinte la care particip este mai mult decat rezonabil si am avut noroc de colaborari in care sedintele s-au desfasurat in stil “ingineresc”, scurt si la obiect. La facultate avem cate o sedinta saptamanala de maximum o ora, iar la Sfera Business discutam foarte concret si aplicat despre ce avem de facut. Fiecare isi preia rapid task-urile si trecem la treaba.

C.C.: Care este cel mai bun sfat pe care il poti da pentru cresterea productivitatii?

Sa iti gasesti propriul ritm, in care sa simti ca tu controlezi timpul si nu el pe tine.

 

Poti sa citesti mai multe despre Alexandra pe site-ul Sfera Business aici.

 

Te-ar mai putea interesa si interviul cu Andrei Rosu:  Gaseste-ti “De Ce-ul” si treci la treaba! Interviu despre productivitate cu Andrei Rosu sau cel cu Adriana Istrate: Planificare buna face ca actiunea sa fie foarte simpla