Invata sa spui “Nu”. Interviu despre productivitate cu Daniela Oancea

Imi aduc aminte cand am rasfoit prima data Revista Cariere. Stilul clar si articolele foarte utile, mi-au captat atentia imediat. Intr-o perioada cand informatia nu mai este o problema, a avea acces la informatie de calitate care sa te ajute sa te dezvolti profesional si personal reprezinta intr-adevar o provocare. De aproape 10 ani, Daniela Oancea este redactor-sef al Revistei Cariere. De curand, a acceptat sa-mi raspunda la cateva intrebari despre productivitate, oferind in final un sfat pe care ar trebui sa-l urmam zilnic.

————————————————————

Costin Ciora: Daniela, ce inseamna pentru tine sa fii productiva?

Daniela Oancea: In primul rand sa imi respect angajamentele luate si in al doilea, sa ma incadrez in termenele-limita. Stiu ca multi romani promit si uita repede ce au promis. Ca sa nu cad eu insami in aceasta capcana, cand mi se cere ceva, fac o evaluare mentala rapida ‒ un fel de analiza SWOT a ceea ce mi se cere ‒, ca sa imi dau seama daca pot realiza, abia apoi ma angajez sa si fac. Din pacate, de multe ori cand spun „Nu” sunt taxata ca fiind necooperanta, dar eu prefer sa spun „nu” decat sa induc in eroare pe cineva,  sa fac lucruri doar ca sa bifez ca le-am facut sau sa livrez ceva sub asteptari.

C.C.: Cum arata o zi productiva pentru tine?

D.O.: O zi in care seara, cand ma duc la culcare, imi dau seama ca am reusit sa fac tot ce mi-am propus de inca de dimineata, la nivelul pe care mi-l doream.

C.C.: Care sunt obiceiurile zilnice pe care le practici?

D.O.: Imi fac dimineata o lista mentala a ceea ce vreau sa fac pe parcursul zilei, o contemplu pe drumul spre redactie, iar cand ajung la biroul meu, imi notez in agenda cel mult patru-cinci „obligatii” pe care nu vreau sa le ratez. Din cauza naturii profesiei noastre, zilnic intervine cate ceva „neprevazut” si care trebuie rezolvat cu prioritate, asa incat oricat ai fi de planificat, tot vei fi distras de ceva neasteptat. Reversul, din fericire, este ca nu prea ai cum sa cazi in rutina si sa te plictisesti.

C.C.: Se spune ca ceea ce este planificat, este realizat. Cum ti-ai planificat activitatea pentru anul ce urmeaza?

D.O.: La fiecare final de an imi fac un proiect editorial pentru anul care vine. La noi, acest lucru presupune o planificare anuala a temelor mari pe care ne propunem sa le abordam pe parcursul anului editorial, urmand apoi sa fac o defalcare lunara si saptamanala pe subiecte si unghiuri de abordare. Fiecare articol pe care pe care il scrie un jurnalist are un plan initial care urmareste surse, posibile piste si un „fir rosu”, precum si un deadline de publicare amenintator ca o bomba cu ceas.

C.C.: Intre multi-tasking si focus pe o activitate, ce stil ti se potriveste mai mult?

D.O.: Concentrarea pe o singura activitate o data. Eu detest multitaskingul, fiindca detest superficialitatea in general, si mi se pare ca atentia distribuita in mai multe parti odata ne disipeaza puterea de concentrare si capacitatea mentala cu care abordam fiecare sarcina, ceea ce mi se pare contraproductiv. Exista studii care demonstreaza ca multitaskingul intensifica eliberarea cortizolului si adrenalinei, hormoni responsabili pentru activarea instinctul de tip „lupta sau fugi”. Creierele noastre sunt in alerta maxima, iar rezultatul e tocmai lipsa de profunzime in gandire. Celor asemenea mie, preocupati de a-si mentine o gandire riguroasa si critica in epoca multitaskingului le recomand lectura cartii „The Organized Mind: Thinking Straight in the Age of Information Overload” de Daniel J. Levitin, carte care poate fi procurata de pe Amazon.

C.C.: Cat de mult inseamna planificarea intr-un obiectiv de-al tau?

D.O.: Eu aplic proceduri de lucru in toata munca depusa la revista pentru a ne putea incadra in termenele-limita. Cand revista CARIERE iese din tipografie, isi continua circuitul de distributie la fel de organizat, pana cand ajunge pe biroul cititorilor ‒ acela fiind obiectivul nostru specific.

C.C.: Ce instrumente de productivitate folosesti (app-uri, tool-uri etc)?

D.O.: Eu port un carnetel cu mine intotdeauna, in care imi notez tot ce vreau sa retin si ma intorc asupra lui cand imi caut inspiratie. N-am descoperit inca un instrument digital la fel de prietenos, dar daca voi aveti experiente digitale bune cu vreo aplicatie, va rog sa mi le impartasiti si mie.

C.C.: Ce parere ai despre impactul tehnologiei asupra productivitatii: angajatii pot fi mai productivi si mai putin productivi in acelasi timp? Exista multe lucruri ce distrag atentia de la lucru (ex. retelele sociale), cu toate acestea exista mai multe instrumente de productivitate.

D.O.: Mai multe ecrane si mai multe aplicatii deschise in acelasi timp deconcentreaza si disipeaza atentia, orice am zice.

C.C.: Cum gestionezi verificarea numarului mare de emailuri pe care le primesti?

D.O.: Prost. Daca lipsesc cateva ore din fata monitorului, gasesc un Inbox incarcat de sute de mesaje. Nu le pot parcurge pe toate si atunci ma uit la subject line ca sa imi dau seama de importanta lor. Inboxul meu e organizat pe foldere, Primary mail, Social, Promotions, Forums, Updates etc. Celor care imi capteaza atentia le raspund pe loc, in rest caut sa nu ma las distrasa permanent de aceasta activitate.

C.C.: Cum gestionezi sedintele din diversele proiecte in care esti implicata? Peter Druker spunea ca “Sedintele sunt un simptom al proastei organizari. Cu cat mai putine sedinte, cu atat mai bine.”

D.O.: Sedintele sunt necesare atata timp cat se discuta pe baza unei agende agreate in prealabil si daca toti cei de fata sunt implicati in egala masura in temele discutate. Orice sedinta mai lunga de o ora este contraproductiva, la fel si una in care doar unii dintre participanti au fost informati despre ceea ce urmeaza sa se discute. Sedintele care nu formuleaza nicio concluzie si care nu reusesc sa stabileasca niste directii de actiune viitoare si nici responsabilii actiunilor respective raman o pierdere de timp.

C.C.: Care este cel mai bun sfat pe care il poti da pentru cresterea productivitatii?

D.O.: Eu un sfat pe care mi l-as da mie, in primul rand: Sa spun Nu pe loc si cu mai multa fermitate, fara sa ma simt vinovata, cand primesc o solicitare pe care nu am priceperea, interesul sau timpul si energia necesare sa o duc la indeplinire la nivelul de satisfactie pe care mi l-as dori.

Poti sa citesti mai multe despre Daniela precum si articolele publicate in Revista Cariere aici.

—–

Te-ar mai putea interesa si interviul cu Andrei Rosu:  Gaseste-ti “De Ce-ul” si treci la treaba! Interviu despre productivitate cu Andrei Rosu sau cel cu Adriana Istrate: Planificare buna face ca actiunea sa fie foarte simpla