Interviu despre productivitate cu Marcel Vulpoi: “Planificati-va businessul si viata asigurandu-va mereu ca nu ati omis pe nimeni si nimic!”
Marcel Vulpoi este Directorul General al Vulpoi & Toader Management (VTM), una dintre cele mai mari companii romanesti de contabilitate si audit. Totodata, Marcel este lector universitar doctor la Academia de Studii Economice din Bucuresti, Facultatea de Contabilitate si Informatica de Gestiune. Marcel Vulpoi a construit compania de la zero si a dezvoltat o cultura organizationala ce pune accentul pe productivitate si performanta. Mi-a raspuns la cateva intrebari despre productivitate, oferind in final un sfat excelent.
Costin Ciora: Ce inseamna pentru tine sa fii productiv?
Marcel Vulpoi: Eu gandesc productivitatea in termen de rezultate obtinute pornind de la un fond de timp saptamanal pe care l-am alocat de la bun inceput pentru businessul pe care-l conduc. Cu alte cuvinte, am pornit invers: am stabilit timpul necesar pentru familie, hobby-uri si timp liber, iar restul de timp incerc sa il folosesc de o maniera cat mai eficienta.
C.C.: Cum arata o zi productiva pentru tine?
M.V.: Timpul de lucru efectiv il impart intre activitatile didactice (predat si documentarea pentru cursuri si seminarii), conducerea businessului, negocieri cu actualii si potentialii clienti si colaboratori, conferinte, traininguri, etc.
C.C.: Care sunt obiceiurile zilnice pe care le practici? 
M.V.: Asa cum am spus, de circa 7 ani am implementat un plan saptamanal, de la care ma abat foarte rar, acesta constand in faptul ca luni si miercuri seara merg impreuna cu colegii la fotbal, marti si joi petrec timpul cu copiii, iar vineri mai stabilesc intalniri si mai fac fine tunning ale businessului. Weekend-ul, aproape fara exceptie, este dedicat familiei.
C.C.: Se spune ca ceea ce este planificat, este realizat. Cum ti-ai planificat activitatea pentru anul ce urmeaza?
M.V.: Si in anul ce urmeaza intentionez sa pastrez acesta planificare. Deasemenea, de o perioada de timp am incurajat seniorii din cadrul firmei sa preia integral o serie de responsabilitati, de la negocierea contractelor, pana la implementarea si finalizarea acestora.
C.C.: Intre multi-tasking si focus pe o activitate, ce stil ti se potriveste mai mult?
M.V.: In mod clar multi-tasking. Imi plac provocarile, acesta fiind dealtfel si motivul pentru care intotdeauna am cautat noi idei de dezvoltare, in prezent fiind in faza de implementare trei noi initiative de business, respectiv: arhivare, hedging valutar si asistenta la implementarea ERP-urilor.
C.C.: Cat de mult inseamna planificarea intr-un obiectiv de-al tau?
M.V.: Pentru ducerea la indeplinire a oricarui obiectiv sunt necesare doua conditii: o buna planificare si identificarea oamenilor potriviti sa o realizeze.
C.C.: Ce instrumente de productivitate folosesti (app-uri, tool-uri etc)?
M.V.: Traind in era tehnologiei, evident ca si eu folosesc o serie de tool-uri, fara de care este practice imposibil de gestionat un numar mare de angajati si informatii, precum CRM, ERP, calendar electronic, etc.
C.C.: Ce parere ai despre impactul tehnologiei asupra productivitatii: angajatii pot fi mai productivi si mai putin productivi in acelasi timp? Exista multe lucruri ce distrag atentia de la lucru (ex. retelele sociale), cu toate acestea exista mai multe instrumente de productivitate.
M.V.: In industria contabilitatii impactul tehnologiei in urmatorii 10 ani va fi cel care va face diferenta pe acesta piata. Vorbim aici de scanarea inteligenta, ce permite efectuarea de inregistrari in contabilitate doar prin scanarea si recunoasterea tuturor elementelor cuprinse in documentele financiar-contabile. Cat despre scaderea productivitatii datorita retelelor sociale si altor atractii virtuale, nu sunt ingrijorat ci, eu cred mai degraba, ca totul tine de leadershipul fiecarei companii. Daca angajatii simt nevoia sa piarda mult timp pe banii companiei, atunci cred ca vina o poarta mai degraba managementul societatii intrucat nu a reusit sa-i capaciteze suficient.
C.C.: Cum gestionezi verificarea numarului mare de emailuri pe care le primesti?
M.V.: Mailurile primite sunt filtrate inainte sa ajunga la mine, iar daca imi scapa vreunul sau uit de el, a doua zi imi sunt reamintite toate acele mailuri la care trebuie sa raspund. Din experienta proprie am invatat ca doar 2% din probleme sunt cu adevarat urgente. Restul se pot rezolva si e mai bine sa fie rezolvate ziua urmatoare cand toata lumea s-a gandit mai bine.
C.C.: Cum gestionezi sedintele din diversele proiecte in care esti implicata? Peter Druker spunea ca “Sedintele sunt un simptom al proastei organizari. Cu cat mai putine sedinte, cu atat mai bine.”
M.V.: Nu am fost niciodata sedintoman, iar din acest punct de vedere cred ca sunt cumva in extrema cealalta in sensul ca pe parcursul unui an avem 2, maxim 3 sedinte. Problemele si proiectele care apar prefer sa le rezolv operativ prin intalniri scurte si eficiente cu persoanele direct implicate.
C.C.: Care este cel mai bun sfat pe care il poti da pentru cresterea productivitatii?
M.V.: Planificati-va businessul si viata asigurandu-va mereu ca nu ati omis pe nimeni si nimic!
