Important sau urgent? Mai productiv prin planificare simpla

De curand, am primit o intrebare pe Quora.com despre cum poate ca gestionarea timpului sa reduca stresul. Stresul este rezultatul mai multor factori, insa de cele mai multe ori a ne simti „stresati” poate fi cauzat de dorinta de a realiza multe activitati si deadline-urile ce se apropie.

In cartea sa „First Things First” – Stephen Covey prezinta un instrument numit Matricea de Gestionare a timpului (numita si Matricea Important/Urgent), un instrument simplu pe care il voi prezenta in cele ce urmeaza.

Matricea are 4 cadrane:

1. Cadranul 1: Important si urgent: sunt activitati ce tin de activitatea noastra profesionala ce trebuie realizate in cel mai scurt timp, fiind totodata importante pentru obiectivele generale.
2. Cadranul 2: Important si non-urgent: desi in aceasta categorie intra activitati corelate cu obiectivele noastre, acestea pot fi amanate pentru a fi realizate intr-o alta zi.
3. Cadranul 3: Neimportant si urgent: sunt activitati ce pot fi delegate. De cele mai multe ori, o alta persoana ne spune ca sunt „urgente” (Am de rezolvat ceva urgent, ma poti ajuta?) Iti suna cunoscut? Tine minte, ca urgent pentru o persoana, nu inseamna urgent pentru tine, iar in cazul in care vei ajuta persoana respectiva, din colegialitate, te vei trezi cu mai multe sarcini importante si urgente pentru tine in cadranul 1.
4. Cadranul 4: Neimportant si non-urgent: sunt activitatile pe care nu ar trebui sa ne concentram prea mult, fiind totodata consumatoare de energie si necorelate cu obiectivele pe termen lung.

Cum poate sa apara o situatie stresanta din lipsa unei productivitati scazute?

Imagineaza-ti ca te concentrezi zilnic pe activitatile din cadranul 1. In fiecare zi, esti contracronometru si realizezi activitatile pe ultima suta de metri. Aceasta nu iti va aduce decat stres suplimentar.

Scopul cresterii productivitatii ar fi sa cresti numarul activitatilor realizate din zona Important si Non-urgent. Spre exemplu: daca stii ca ai de realizat o prezentare pentru saptamana viitoare, poti lucra zilnic la ea, astfel incat prezentarea sa fie finalizata din timp. Diferenta mica de cuvinte dintre „la timp” si „din timp” reprezinta o diferenta uriasa in nivelul tau de stres.

Sper ca a sfaturile mele sa-ti fie de folos. Daca ai nevoie de coaching pentru maximizarea productivitatii tale, contacteaza-ma la costin@myproductivitykit.com sau costin.ciora@gmail.com

Iti doresc o zi cu maxim de productivitate.

Poate te intereseaza si articolul: Multitasking? 3 sfaturi pro-unitasking