Care este sistemul tau de planificare si urmarire a sarcinilor?

Cand ne gandim la obiectivele si activitatile pe care vrem sa le realizam, nu avem cum sa neglijam modul in care planificam si urmarim realizarea sarcinilor. L-am numit in acest articol “Sistemul de Planificare si Urmarire a Sarcinilor”.

Nivelul nostrum de motivatie si interes fata de anumite obiective poate sa aiba perioade de crestere si descrestere. Cheia este ca in momentul in care esti interesat si entuziasmat de realizarea unui anumit obiectiv sa te angajezi la anumite activitati care sa-ti asigure continuitatea acelui obiectiv.

Mai jos iti prezint 2 figuri reprezentative pentru explicarea modului in care functioneaza sistemul.

In prima figura, poti observa cum nivelul de intensitate privind interesul si entuziasmul pentru un obiectiv fluctueaza avand atat perioade cu valori ridicate, dar si perioade in care obiectivul este neglijat/uitat. Momentele de maxima intensitate sunt cele potrivite pentru a-ti lua un angajament. De exemplu: daca iti doresti sa pornesti un proiect propriu, gandeste-te la cateva persoane cu care ai putea sa impartasesti viziunea ta si angajeaza-te astfel intr-o saptamana vei avea un plan mai detaliat.

Aceste momente sunt potrivite si pentru realizarea sistemului de planificare si urmarire a sarcinilor.  In figura urmatoare poti observa ca realizarea unui astfel de sistem nu este doar utila obiectivului dar poate conduce la cresterea intensitatii entuziasmului fata de acel obiectiv/proiect.

Dupa construirea sistemului, cu siguranta vei avea momente de lipsa de motivatie. Atunci este cel mai potrivit ca sistemul tau sa actioneze. Avand clar stabilite sarcinile de realizat, nu vei avea nevoie de extra motivatie pentru a te decide ce trebuie sa faci.

Actionarea sistemului poate conduce la un nou nivel de intensitate cand este momentul potrivit de imbunatatire a modalitatii prin care iti planifici si realizezi sarcinile.

Fiindca ti-am vorbit despre sistem, iti prezint cateva idei de realizare a acestuia.

Nu este vorba neaparat de utilizarea unui sistem informatic sau aplicatie. Este vorba de a-ti seta o modalitate care functioneaza pentru tine si care te face ca zilnic nu doar sa realizezi sarcinile, dar sa le indeplinesti pe cele care conteaza.

Sistemul de Planificare si Urmarire a Sarcinilor are 2 mari componente:

• Planificarea obiectivelor
• Urmarirea realizarii sarcinilor

 

• Planificarea obiectivelor presupune ca periodic sa ai notate obiectivele tale. Notarea acestora intr-o agenda, aplicatie sau in orice loc consideri ca te ajuta, va insemna ca de fiecare data cand vei incepe o activitate vei stii daca si cum te va duce la realizarea obiectivelor tale. De exemplu, eu folosesc aplicatia Trello pentru planificare pentru ca are un design excelent, este usor de folosit si permite o impartire detaliata pe proiecte si obiective. Identifica ce ti se potriveste, testand aplicatii sau pur si simplu notand obiectivele in agenda ta si vizualizeaza-le saptamanal.

 

 

2. Urmarirea realizarii sarcinilor vizeaza identificarea activitatilor pe care trebuie sa le realizam. Cum spuneam prin intermediul figurii 2, in momentul in care sistemul tau este setat, daca intr-o zi nu ai “motivatia” necesara si nu prea stii ce trebuie sa faci, in mod normal, sistemul ar trebui sa te readuca pe directia potrivita. Un astfel de sistem, presupune ca ti-ai notat sarcinile pentru fiecare proiect la care lucrezi si ai o prioritizare clara a acestora si nu incepi sa lucrezi la ele pur si simplu incepand cu primul lucru scris in lista. Daca vrei sa citesti despre modul in care poti sa prioritizezi sarcinile, te invit sa citesti articolul “Important sau urgent? Mai productiv prin planificare simpla”

 

De curand, un prieten mi-a spus ca foloseste telefonul pentru notarea sarcinilor rapide (cand nu este la birou), agenda pentru notarea unor detalii utile la anumite sedinte si o alta agenda cu detalierea sarcinilor personale si profesionale. Poate ca acest sistem pare ca nu duce la planificare si realizarea sarcinilor. Insa, cand l-am intrebat daca functioneaza, mi-a raspuns ca functioneaza perfect.

Concluzia mea: Analizeaza-ti sistemul actual si daca functioneaza, incearca doar sa-l imbunatatesti in momentele in care intervin noi proiecte/obiective. Daca consideri insa ca modul in care te organizezi astazi nu te conduce la rezultatele dorite, reanalizeaza tot si seteaza-ti un nou sistem de planificare si urmarire a sarcinilor.

—

Te-ar mai putea interesa si articolul 4 moduri prin care poti planifica mai bine, disponibil aici.