5 sfaturi pentru un inbox cu zero emailuri

inbox-zero

5 sfaturi pentru un inbox cu zero emailuri

M-am gandit sa-ti prezint o metoda pe care o folosesc de mai bine de cateva saptamani, ce mi-a simplificat modul in care interactionez cu emailuri. Iti shareuiesc acest articol intr-o zi de vineri, cand planificarea week-endului este importanta, dar si timpul de reflectie la cum putem fii mai productivi (si implicit sa avem timp mai mult pentru familie si prieteni este mai mare). Citeste-l si daca ti se pare util, planifica-ti de acum un inbox zero!

In primul rand, folosesc Gmail ca serviciu de email pentru toate proiectele mele. Scopul acestui articol este sa-ti prezinte o metode utila de crestere a productivitatii in utilizarea emailurilor.

Mai jos iti prezint cateva tehnici pe care le-am aplicat si functioneaza, astfel incat productivitate ta sa creasca in verificarea emailurilor:

1.Momentul verificarii emailului. Daca esti o persoana matinala ca mine, cu siguranta vei vrea ca in prima parte a zilei sa te dedici obiectivului zilei. Robin Sharma spunea de formula 90/90 – timp de 90 de zile, primele 90 de minute din zi, concentreaza-te pe activitatea ta numarul 1. Vei vedea rezultate remarcabile. De ce sa nu verifici emailul la inceputul zilei? Fiindca cu siguranta vei avea task-uri de facut sau emailuri de raspuns, care pot astepta cel putin 90 de minute. Si nu uita, emailul este o forma de comunicare ce presupune un timp de raspuns. Pentru urgente, poti fi contactat telefonic.

2. De cate ori sa-ti verifici inbox-ul? Iti recomand sa limitezi verificarile la 2-3/zi sau sa adaptezi in functie de profilul activitatii tale. Bineinteles, este posibil ca jobul tau sa necesite verificarea in permanenta a emailurilor primite, caz in care numarul ar putea fi mai ridicat. Cu toate acestea, serviciul de email este un canal de comunicare si trebuie privit ca atare. Chiar si daca jobul tau este sa verifici doar emailuri, continutul acestora determina fie o actiune de intreprins sau un raspuns de oferit. Asadar, articolul ar putea sa-ti fie de folos.

3. Perioada alocata verificarii emailurilor. Stabileste-ti de la inceput un timp limita de verificare a emailurilor, altfel ai putea sa intarzii la urmatoarea intalnire.

4. Timpul petrecut cu un email. Daca un email necesita un timp mai mare de 2 minute de raspuns, inseamna ca devine de fapt un task in to-do list. Mai mult, limiteaza raspunsul la maxim 10 paragrafe, pentru a fi scurt, la obiect si concis. Altfel, ghici unde va ajunge emailul tau in activitatile primitorului. Exact! Intr-un to-do list in asteptare.

5. Inbox-uri multiple  – este o tehnica utila prin care iti poti seta mai multe inbox-uri in acelasi serviciu de email. Practic pe langa inboxul principal poti crea spre exemplu, inbox-urile: Action Required (Necesita o actiune), Awaiting Response (Raspuns de trimis) sau Delegated (Delegat – pentru emailuri ce necesita follow-up-ul tau). Cum functioneaza: Primesti un email. Daca poti sa-i raspunzi in maxim 2 minute si in maxim 10 paragrafe, poti sa-i raspunzi. Daca necsita un raspuns mai elaborat (sau informatii noi ce trebuie sa le culegi pentru a raspunde) muta-l in Awaiting Response si actualizeaza-ti to-do listul cu gasirea informatiilor solicitate. Daca necesita o actiune (spre exemplu plata unei facturi – muta-l in Action Required si actualizeaza-ti to-do listul). Nu uita insa ca este o pierdere de timp sa deschizi un email de 2 ori fara sa se transforme intr-o actiune concreta. Pentru setarea Multiple Inbox gasesti un tutorial aici.

La finalul zilei, ar trebui sa ai inbox-ul cu zero emailuri si cu actiuni clare ce trebuie urmate.

Daca esti interesat de productivitate, te invit sa te inregistrezi la Newsletterul Saptamanal de Productivitate. Vei primi 1 singur email, in fiecare luni, cu 1 sfat de aplicat in cursul saptamanii pentru a fi mai productiv. Detalii aici.

Iti doresc maxim de productivitate!

template setarea obiectivelor

Ultimele comentarii