Timpul si atentia noastra sunt resurse finite. Interviu despre productivitate cu Serban Toader

Am avut ocazia sa-l intalnesc pe Domnul Serban Toader in urma cu mai multi ani, pe cand le vorbea studentilor din ASE Bucuresti cu multa pasiune si interes. Domnul Serban Toader este Senior Partner al KPMG Romania de peste 9 ani, avand o experienta de peste 20 de ani in aceasta organizatie. De curand, a acceptat sa-mi raspunda la cateva intrebari despre productivitate, oferind o serie de sfaturi utile.

————————————————————

Costin Ciora: Ce inseamna pentru dumneavoastra sa fiti productiv? 

Serban Toader: Productivitatea pentru mine se leaga de abilitatea de a-mi atinge obiectivele. De a reusi sa realizez ceea ce mi-am propus, impreuna cu colegii mei, bazandu-ma pe punctele forte ale fiecaruia pentru a realiza impreuna ceea ce nici unul dintre noi nu ar putea sa realizeze singur.

C.C.: Cum arata o zi productiva?

S.T.: O zi productiva este ziua in care am reusit sa ma concentrez pe acele lucruri care sunt importante, nu doar pe cele urgente. E vorba de o zi in care am reusit sa construiesc relatii pozitive atat in interiorul cat si in exteriorul organizatiei, si in care am putut sa identific si sa exploatez noi oportunitati. Cred ca unul dintre rolurile importante ale unui lider este sa inspire echipa pentru a-si pastra concentrarea asupra lucrurilor importante, iar pentru a reusi sa faca asta, liderul insusi trebuie sa isi mentina aceasta concentrare.

C.C.: Care sunt obiceiurile zilnice pe care le practicati? 

S.T.: Parti ale zilei mele seamana una cu cealalta: ma pregatesc pentru a doua zi de seara, citesc dimineata, imi fac timp pentru familie in timpul serii si in week end. In timpul zilei insa, nu pot vorbi despre anumite ritualuri de lucru. Deseori sunt in intalniri cu clientii sau cu colegii mei, uneori lucrez singur, uneori calatoresc sau particip la evenimente.

Cred ca orice CEO are o lista de “to do” sau actiuni pe care trebuie sa le realizeze zilnic. Desi avem multe obiective strategice sau initiative la care lucram, un obicei zilnic este acela de a prioritiza dezvoltarea relatiilor cu clienti, parteneri, colegi sau alti executivi din cadrul companiei.

Un alt obicei este sa ma mentin la curent cu ce se intampla in piata si in lume in general, asa ca imi petrec destul de mult timp citind presa sau publicatii de specialitate din diverse domenii.

Nu in ultimul rand, imi impun sa plec de la birou la ore decente. Desi uneori nu merg direct acasa, ci particip la diverse evenimente, cred ca e important sa incurajam echilibrul intre viata privata si cea profesionala, inclusiv prin exemplul personal.

C.C.: Cat de mult inseamna planificarea intr-un obiectiv de-al dvs?

S.T.: Planificarea este cruciala. E important sa ne stabilim tinte, unde vrem sa ajungem, dar fara planificare, fara a stabili in avans cum ajungem acolo, sansele ca aceasta sa se intample scad semnificativ.

Intr-un fel planificarea e ca o harta. Urmarind harta, poti sa vezi cat ai progresat, unde ai ajuns si cat mai ai pana la destinatie. E un instrument esential in monitorizare si luarea deciziilor.

C.C.: Se spune ca ceea ce este planificat, este realizat. Cum v-ati planificat activitatea pentru anul ce urmeaza?

S.T.: Aproape in fiecare an imi iau vacanta o saptamana, ma duc la Predeal, singur, si ma gandesc la ale mele dupa ce elimin orice sursa de “distractie”. Atat la ce am realizat in perioada trecuta cat si la obiectivele pentru perioada urmatoare. Este un obicei la care tin mult. Cred ca fiecare din noi avem nevoie de timp doar pentru noi.

C.C.: Intre multi-tasking si focus pe o activitate, ce stil vi se potriveste mai mult?

S.T.: Cred ca multi-tasking-ul e cumva idealizat in zilele noastre. Sa fiu sincer, nu cred ca exista cineva care este prea productiv folosind multi-tasking, dimpotriva, s-a demonstrat ca acesta scade productivitatea.

Pentru mine e important sa pot gestiona multe activitati intr-o singura zi, in acelasi timp insa, daca trebuie sa lucrez la un proiect important am nevoie sa imi aloc timp pentru a ma putea concentra asupra lui fara intreruperi, chiar daca doar pentru perioade oarecum scurte de timp. Mi se intampla deseori sa imi blochez timp in calendar pentru a lucra singur.

C.C.: Ce instrumente de productivitate folositi (app-uri, tool-uri etc)?

S.T.: Pe langa cele clasice gen Microsoft Outlook etc folosesc si aplicatii interne KPMG dar si altele precum IAnnotate (pentru revizuiea de documente), suita Evernote (preferata mea), Pocket, aplicatii de calatorie, vreme etc

C.C.: Ce parere aveti despre impactul tehnologiei asupra productivitatii: angajatii pot fi mai productivi si mai putin productivi in acelasi timp? Exista multe lucruri ce distrag atentia de la lucru (ex. retelele sociale), cu toate acestea exista mai multe instrumente de productivitate.

S.T.: Imi aduc aminte cum lucram la inceputurile carierei mele. Nu multi aveam telefoane mobile, mare parte din comunicarea scrisa cu clientii se realiza prin fax, internetul era inca in faza incipienta. Acum suntem o companie digitala, avem aplicatii pentru orice, si inca exista mult potential de dezvoltare. Insa mentalitatile si comportamentele sunt tot timpul in urma progresului tehnologic, ceea ce rezulta este o diversitate de situatii si de persoane care incearca sa tina pasul, altele care tin pasul pentru un timp si apoi renunta etc Ca exemplu personal, acum 15 ani eram expert in Excel. Acum sunt probabil depasit dar asta nu inseamna ca per ansamblu sunt mai putin eficient.

C.C.: Cum gestionati verificarea numarului mare de emailuri pe care le primiti?

S.T.: Cand am inceput sa folosesc Blackberry reactia mea era sa tresar si sa raspund le fiecare email. Apoi cand am facut trecerea la Iphone a fost si mai rau, aproape eram obsedat, nu numai de emailuri dar si de noutati, stiri etc.

De cativa ani, nu fara greutate, am schimbat obiceiurile si acum eu controlez tehnologia si nu tehnologia pe mine. Citesc emailurile de doua ori pe zi. Imi pun telefonul pe silent si nu il verific prea des. Iar cu colegii am agreat sa imi trimita mesaje scurte din care sa ma lamuresc direct din linia de subiect. Nu citesc mesajele lungi. Daca cineva are nevoie mai mult de atentia mea  ii invit sa vorbim in birou sau la telefon. Prefer interactiunea directa decat cea prin email.

C.C.: Cum gestionati sedintele din diversele proiecte in care sunteti implicat? Peter Druker spunea ca “Sedintele sunt un simptom al proastei organizari. Cu cat mai putine sedinte, cu atat mai bine.”

S.T.: Pentru mine este important sa fiu aproape de oameni, fie ca e vorba de colegi, fie ca sunt intalniri in exteriorul organizatiei.

In acelasi timp, nu imi plac intalnirile lungi, mi se par neproductive. Regula mea pentru intalniri este sa nu dureze mai mult de o ora. Maximum o ora si jumatate dar numai daca avem ceva relevant sa ne spunem. Daca nu, ne vedem de treaba. Cred ca este si nesanatos, dupa o ora de stat pe scaun incepi sa ai probleme fizice (dupa o anumita varsta, de care eu ma apropii).

De asemenea, nu imi plac speech-urile lungi. Sunt evenimente sociale la care gazda se simte obligata sa tina un speech lung fara sa realizeze ca invitatii sunt acolo pentru networking. Cinci minute asculti din politete. Dupa, incepi sa iti pui intrebarea ce cauti acolo.

C.C.: Care este cel mai bun sfat pe care il puteti da pentru cresterea productivitatii?

S.T.: Timpul si atentia noastra sunt resurse finite. Asa ca sfatul meu este sa ignoram ceea ce nu este suficient de important si sa ne obisnuim cu ideea ca niciodata nu vom reusi sa le facem pe toate.

In rest, ii sfatuiesc pe cei care sunt preocupati de subiect sa citeasca cartea lui Covey, 7 habits of highly effective people. Desi cartea a aparut acum mai bine de 25 de ani, e una din cartile de referinta in business care este si astazi la fel de relevanta.