5 provocari ale sedintelor online si 3 pasi pentru eficientizare

E dimineata si mai ai cateva minute pentru urmatorul call. Indiferent de platforma pe care o utilizezi, deja te-ai conectat la telefon sau la laptop si castile sunt pregatite sa “participi” la intalnire. Participai si inainte la sedintele online cu colegii din alte tari, dar era cu totul altceva: erai la birou, sau chiar daca erai acasa, lucrai “remote”. Pandemia COVID-19 a transformat remote work in “at home working”. Faptul ca nu mai exista o delimitare clara intre activitatile de serviciu si cele de acasa duce la o serie de provocari, de la stres, oboseala la prezenta copiilor fix cand ai ceva de mentionat in call.

Acest articol vine ca o scurta sumarizare, la care am reflectat, pentru provocarile sedintelor online. La final, iti propun si 3 pasi pentru eficientizarea acestor sedinte.

Sa incepem cu provocarile:

1. Sedintele online au ajuns simple participari fara interactiune.

Numarul ridicat de sedinte online (ce inainte erau fie sedinte fizice, fie poate discutii simple la o cafea) au ajuns la un numar ridicat in calendarele ticsite oricum de task-uri. Este de inteles ca senzatia ca se munceste mai mult este justificata. De altfel, companiile se lauda cu cresterea productivitatii. Lucratul de acasa poate sa vina cu o presiune asupra angajatilor de a lucra mai mult. E un fel de sindrom al impostorului ca lucrezi acasa ca o favoare a companiei fata de tine, si care in final se poate traduce in mai multe ore petrecute in fata calculatorului. Aceasta dinamica duce in final la participari fara camera sau microfonul pornite, ascultand cu o ureche si cu o alta rezolvand alte lucruri acasa sau task-uri & emailuri. Se bifeaza astfel prezenta, fara ca participarea sa duca la vreun rezultat. In multe cazuri, e ca si cum moderatorul sau managerul a dorit sa bifeze sedinta ca pe o nevoie de control, ramasa din perioada intalnirilor de la birou. Cu cat nevoia de control e mai mare, cu atat numarul intalnirilor si sedintelor in online va fi si acum mai mare.

2. Implicarea in sedintele online este scazuta desi agenda este pregatita si transmisa

Sedintele online au preluat o serie din lucrurile ce functionau la o sedinta fizica: agenda, email de pregatire, invitatie. Ce functiona insa era faptul ca prin participarea fizica participantii din start aveau un imbold sau responsabilitate de implicare. Era mai dificil sa te ascunzi in spatele “camerei sau microfonului inchise”.

3. Linistea din sedintele online este mai lunga decat cea din sedintele obisnuite, de aici si presiunea pe moderator de a vorbi mai mult.

Cum sunt sedintele online la care participi? Exista interactiune? Exista prezentari lungi sau celebra expresie “Aveti intrebari?”? Cu siguranta linistea din sedintele online il face pe moderator sa continue cu mai multa nevoie de a prezenta ceva. Oboseala data de sedintele online este de inteles, mai ales ca toata comunicarea s-a mutat in online. In incercarea de a interactiona cu participantii, moderatorul poate fi in situatia in care schimba subiectele discutate tocmai pentru a gasi puncte de interactiune. Perceptia participantilor se duce astfel ca a aparut o avalansa de subiecte, iar o simpla neatentie (data de verificarea emailurilor sau alte task-uri) se transforma in reticenta de a exprima un punct de vedere.

4. Noul layer tehnic poate bloca intreaga comunicare

Layerul tehnic include: aplicatia folosita, echipamentul (laptop, calculator), conexiunea la internet si putem sa mai adaugam si alte echipamente utilizate. Daca de exemplu conexiunea de internet nu este buna, o interactiune se transforma intr-un blocaj (imagine blocata sau deconectare sau o intrerupere a mesajului transmis). Astfel, chiar daca participantii vor sa-si expuna parerea, flow-ul mesajului se transforma intr-un blocaj si o neintelegere a mesajului.

5. Multi-tasking-ul se ultra-multiplica si atentia la sedinta ajunge si mai scazuta.

Ai vazut in intalnirile fizice de la birou colegi ce isi aduceau laptopul? Sau verificau telefonul? Sau pareau complet deconectati? Ei bine, imagineaza-ti cum este acum. Atentia noastra este limitata si intervine o prioritizare asupra lucrurilor pe care putem sa ne concentram atentia. Daca sedinta online la care participam este pe primul loc, atunci e foarte bine. Vom fi atenti, vom asculta, vom interactiona si ne vom nota anumite lucruri de interes. Daca insa, sedinta trece pe locul 2, mesajul nu mai ajuns. Emailul sau alte activitati acapareaza atentia si sedinta ramane acolo undeva in fundal. Reconcentrarea atentie apare fie cand moderatorul il intreaba pe personajul nostru ceva sau ii pronunta numele sau poate un subiect de maxima importanta este adus in discutie. Pana atunci insa, “altceva” e inaintea sedintelor online. Multi-tasking-ul se multiplica iar sedinta coboara nivel si nivel ordinea prioritatilor noastre de atentie.

Cu usurinta cred ca lista de provocari ar putea sa mai creasca. Posibil ca tu sa ai si mai multe exemple si de acum si de dinainte de pandemia COVID-19. Ma opresc aici pentru ca intr-un final vrem sa vedem cum putem sa ajungem si la cateva solutii.

3 pasi pe care ai putea sa-i urmaresti pentru eficientizarea sedintelor online

1. Cand anunti sedinta, invita un participant sa prezinte ceva

Daca sedinta online pare monotona saptamanal, cu siguranta interesul va scadea. O schimbare de structura si scoatere din ritmul obisnuit al sedintelor, poate sa readuca in prim-plan interesul participantilor. Invita un coleg sau un participant sa prezinte ceva astfel incat structura sedintelor sa fie diferita si interactiva.

O intrebare la care sa-ti raspunzi: Pe cine as putea invita sa prezinte ceva la urmatoarea intalnire sau chiar sa modereze intalnirea?

2. Nu bifa o sedinta (ca cele saptamanale fizice). Cauta timpul potrivit pentru toata lumea.

Un lucru pe care l-am auzit de la participantii la cursurile pe care le facilitez este ca sedintele online sunt mult mai multe decat cele fizice. Mai mult, sunt de foarte multe ori una dupa alta, cu toate ca nu intotdeauna ele sunt si necesare. De multe ori managerii nici nu cauta un timp potrivit pentru toata lumea (ceea ce-i face pe participanti sa se trezeasca cu event invite-uri in calendar) ori cheama in sedinte persoane ce nu au nicio treaba cu subiectul discutat.

Sedintele online trebuie regandite. Ele nu pot fi simple transformari ale sedintelor fizice – doar cu schimbarea lor in online. E nevoie de o schimbare de paradigma prin care rezultatul dorit in urma intalnirii sa fie mai clar, scopul sa nu fie doar simpla intalnire iar durata si numarul participantilor sa fie adaptate.

Doua intrebari la care sa-ti raspunzi:

– Cum pot schimba formatul sedintelor online pentru a ajunge la rezultatele dorite?

– Cate din intalnirile pe care le organizez sunt necesare?

 

3. Transforma sedintele online in discutii 1-1 sau in grupuri mici in care poate sa eviti aplicatiile online

O discutie 1-1 sau in grupuri mai mici pot duce la mult mai multe rezultate decat sedintele cu multi participanti. Mai mult, schimbarea formatului sau a aplicatiei te poate scoate din obisnuita, implicit sa ajungi la rezultate mai bune.

O intrebare la care sa-ti raspunzi:

– Ce intalniri pot transforma in discutii 1-1 pentru o conectare mai buna?

 

Cu siguranta utilizarea aplicatiilor online au ajutat in adaptarea modului de lucru la contextul actual. Imagineaza-ti cum ar fi fost perioada aceasta fara Zoom, Skype sau Teams. Dar, un lucru pe care sedintele fizice il aduceau era conectarea directa cu persoanele din fata noastra. Intelegeai mesajele prin comunicare non-verbala, iar un simplu gest sau grimasa devenea un mesaj clar. Avem insa in continuare nevoie de conectare. Standardizarea comunicarii data de excesul de sedinte online duce la blocarea conectarii.

O ultima intrebare pentru tine: cum poti transforma sedintele online in sedinte de conectare cu colegii tai?