Calendarul si planificarea

Un calendar (fie ca este Google Calendar, Outlook sau calendarul telefonului), te poate scuti de timp pretios. De cele mai multe ori, este vazut ca un instrument de business si mai putin util in alte activitati personale sau de familie.

Mai jos, gasesti cateva idei care sper sa te ajute in eficientizarea calendarului tau, dar si in planificarea mai buna a activitatilor:

1. Indiferent de activitate: personala, profesionala, de familie sau de comunitate, foloseste un calendar digital

De ce te ajuta planificarea? Fiindca de regula, ceea ce este planificat este si realizat. De ce sa-ti notezi toate activitatile? Fiindca daca ti-ai stabilit, spre exemplu, 2 ore intr-o seara de luni in care sa te ocupi de un hobby, cand crezi ca sunt mai multe sanse sa apuci sa te ocupi de el? Corect: cand ai planificat. Altfel, e posibil ca alte activitati sa-ti solicite „timpul”. Mai mult, prin organizarea calendarului ai o imagine de ansamblu asupra activitatilor. Timpul oricum se va umple, asa ca de ce sa nu-ti planifici totul de la inceput?

2. Gandeste-te la momentul zilei cu cea mai mare productivitate pentru tine

Daca stii ca dimineata este cea mai creativa perioada a zilei, in care poti sa te ocupi de proiecte, planificare, strategie sau intalniri de creatie cu echipa ta, planifica-ti dimineata doar cu acest tip de activitati. Un calendar ar putea fi impartit in 3 parti:

• productivitate ridicata (pentru creare de continut, strategie & planificare, invatare etc) – poate fi dimineata
• productivitate medie (inainte si dupa pranz, cand poti folosi pauza de masa pentru intalniri si noi contacte). Asa cum zicea Keith Ferrazzi „Nu manca niciodata pranzul singur.”
• productivitate scazuta  (ideala pentru raspuns la emailuri, organizarea documentelor dar si pentru planificarea zilei urmatoare) – poate fi dupa-amiaza

3. Foloseste calendare diferite pentru activitati diferite

Iti poti seta calendare multiple (in Google Calendar), in culori diferite astfel incat sa fie mai usor de vizualizat in calendarul tau. Poti filtra aceste activitati in functie de calendar, vizualizand astfel doar activitatile specifice. Ex. Calendar separat pentru activitati de familie versus activitati profesionale.

4. Utilizeaza functionalitatile calendarului

Planifica-ti o activitate, insa nu uita ca in calendar gasesti o serie de optiuni utile precum: setarea reminderelor (cu diferente de fus orar daca este cazul), invitarea participantilor si reamintirea intalnirii precum si o serie de alte optiuni disponibile. Atat Google Calendar cat si Outlook au o serie de trucuri ce pot sa te ajute in planificarea mai buna, dar mai ales in procesul de organizare efectiva. Poti gasi peste 30 de trucuri pentru eficientizarea Google Calendar aici. 

5. Planifica cu grija

De regula fie planificam prea mult (si nu reusim sa ne incadram in timp), fie nu planificam deloc. David Heinemmeir Hansson de la 37 Signals spune „Planifica-ti 4-5 ore pe zi de activitate intensa. Zilele se vor umple oricum repede”. Ar trebui sa luam in calcul si timpul alocat transportului dintre doua intalniri, altfel s-ar putea sa devenim stresati de ideea ca nu vom ajunge la timp. Google Calendar ofera chiar posibilitatea setarii implicite a unei ore din 60 de minute in 50 de minute. Planificarea intalnirilor ar trebui sa tina cont de perioada de dinainte sau dupa, pentru a nu crea spatii de timp ce nu pot fi folosite pentru alte activitati. De exemplu, o sedinta de la ora 14:30 la 17:30, lasa putin timp pentru orice activitate utila dupa pranz, si cu atat mai putin dupa sedinta pana la finalizarea programului.

Sper ca ti-au fost de folos sfaturile mele.

Iti doresc sa ai o zi cu MAXIM de productivitate!