Interviu despre productivitate cu Octavian Pantis: “Spune NU multor lucruri care par interesante, ca sa poti spune un DA valoros pentru cateva lucruri foarte importante”
Prima data cand am auzit despre Octavian Pantis, cautam articole despre managementul timpului. Octavian Pantis este Co-fondator al TMI Romania si Qualians si autorul cartii “Musai List” – Editura Publica. Printre materialele publicate se numara si doua audiobook-uri pe care le tin tot timpul in masina: “Practical leadership” si “Time management”. Cu toate ca prin articolele, trainingurile si cartile sale prezinta o serie de principii despre cum te poti organiza mai bine, a avut amabilitatea sa-mi raspunda la cateva intrebari despre cum face el acest lucru, avand in vedere numarul de proiecte in care este implicat precum si echipele pe care le conduce.
Costin Ciora: Ce inseamna pentru dummeavoastra sa fiti productiv?
Octavian Pantis: Sentimentul ca obtii rezultatele pe care le doreai, intr-un mod care iti da energie, nu iti ia, chiar daca la finalul zilei esti obosit.
CC: Cum arata o zi productiva?
OP: O zi productiva e o zi cu multe bife, atat de final de proiect cat si intermediare – care sunt pana la urma cele mai importante, pentru ca sunt obligatorii pentru a le genera pe primele.
CC: Care sunt obiceiurile zilnice pe care le practicati?
OP: Consult frecvent lista de task-uri, petrec cat de mult timp pot cu familia, am cel putin o interactiune importanta cu un client, cand calatoresc singur in masina pun interviuri sau speech-uri de pe YouTube cu oameni faini.
CC: Se spune ca ceea ce este planificat, este realizat. Cum v-ati planificat activitatea pentru anul ce urmeaza?
OP: Inca n-am inceput, decat in linii mari. Decembrie e pentru asta.
CC: Intre multi-tasking si focus pe o activitate, ce stil vi se potriveste mai mult?
OP: Tentatia este sa ma impart intre 5 lucruri dar rezultatele vin mai bine cand am o singura fereastra deschisa pe calculator. Intr-o jumatate de ora concentrata scriu ce n-am scris intr-o zi intreaga printre alte activitati.
CC: Cat de mult inseamna planificarea intr-un obiectiv de-al dvs?
OP: Planific in principiu doar milestone-urile, nu vreau sa devin un robotel cu agenda planificata la minut. In schimb enumar task-urile necesare si le trec in to-do list. Ma bucur sa pot fi mai flexibil cu dead-line-urile, dar pana la urma lista trebuie golita si improspatata.
CC: Ce instrumente de productivitate folositi (app-uri, tool-uri etc)?
OP:
Apple Reminders – pentru to-do list, inclusiv o lista de cumparaturi share-uita cu ceilalti membri ai familiei;
Apple Calendar – pentru agenda mea si a tuturor colegilor din Qualians; un shared calendar pentru familie;
Evernote- pentru toate notitele si informatiile ce trebuie sa fie la indemana;
WhatsApp – in ultima vreme am constatat ca il folosesc mai frecvent decat e-mailul;
LinkedIn pentru relatiile cu clientii;
Amazon app – cand aflu despre o carte interesanta, o caut acolo, add to basket rapid si, cand se strang mai multe, le comand;
Apple Wallet – pentru frequent flyer cards si boarding pass-uri;
Apple FindFriends – in familia largita, ca sa stim pe unde suntem;
Apple iCould Drive, mai nou Files – prin care am acces de pe telefon la toate documentele de pe laptop, prin iCloud.
CC: Ce parere aveti despre impactul tehnologiei asupra productivitatii: angajatii pot fi mai productivi si mai putin productivi in acelasi timp? Exista multe lucruri ce distrag atentia de la lucru (ex. retelele sociale), cu toate acestea exista mai multe instrumente de productivitate.
OP: Tehnologia ultimilor ani e ca o apa care ne cuprinde pe toti si ne ridica pe toti – avem cu totii acces rapid la informatie, ne gasim cu totii mai usor unii pe altii etc. – dar daca nu esti atent te poti ineca, in sensul ca nu mai obtii nimic, tot jucandu-te pe social media si fiind disponibil pentru orice. E mai importanta ca oricand concentrarea, pentru ca tentatiile sunt mai multe ca oricand. Dar probabil ca vremurile in care oamenii lucrau si doua ore concentrati pe o singura sarcina s-au dus si nu mai vin. Traim un fel de paradox, in care organizatiile sunt mai productive in timp ce oamenii sunt adeseori ca o minge de Flipper intre clienti, e-mailuri, sef, colegi, proceduri, sedinte, aplicatii si alte cele.
CC: Cum gestionati verificarea numarului mare de emailuri pe care le primiti?
OP: Dau unsubscribe la tot. Cateva importante merg direct in Evernote si le citesc cand am vreme. In rest, raspund doar la ce e important, de cateva ori pe zi. La e-mailuri de tipul “buna ziua, n-ati dori sa imbunatatiti…” dau delete rapid. Am anulat toate notificarile de e-mailuri precum si de alte tipuri de mesaje pe telefon, inclusiv sms si WhatsApp. Salvez e-mailurile importante pe foldere si rareori e nevoie sa dau search pentru a gasi ceva. In principiu la finalul zilei inbox-ul e gol.
CC: Cum gestionati sedintele din diversele proiecte in care sunteti implicat? Peter Druker spunea ca “Sedintele sunt un simptom al proastei organizari. Cu cat mai putine sedinte, cu atat mai bine.”
OP: In firma avem foarte putine sedinte, cam 3 pe an. In rest vorbim fiecare cu cine are treaba, cate 2 sau cate 3, rareori mai multi.
CC: Care este cel mai bun sfat pe care il puteti da pentru cresterea productivitatii?
OP: Avem tentatia de a actiona pe foarte multe planuri, cu toate ca stim ca succesul vine din specializare. Atletul de sprint nu alearga si maraton, nu joaca si tenis. Multi dintre noi vrem insa prea multe lucruri, prea diferite. Daca ne extragem din anumite activitati devenim mai multumiti. Deci sfatul este “spune NU multor lucruri care par interesante, ca sa poti spune un DA valoros pentru cateva lucruri foarte importante”.
You May Also Like
Interviu despre productivitate cu Anca Coman (audio): “Este esential sa fii constient de ce vrei de la viata pentru a fi eficient. Pune-ti intrebarea: Este viata mea ce as vrea sa fie?”
Productivitatea are 4 roti: auto-motivare, focus, determinare si obiective clare! Interviu despre productivitate cu Elena Badea
