Interviu despre productivitate cu Sorin Faur: “Cand stii ce vrei, toate se alinieaza frumos in spatele obiectivelor si apoi pot fi operationalizate, esti concentrat pe scop si nimic nu te poate abate de la drumul tau.”

Sorin Faur a fost timp de 10 ani HR Manager pentru Europa de Est in cadrul companiei BDO. L-am cunoscut anul trecut cand am fost impreuna in panelul despre cresterea productivitatii din cadrul CEE Entrepreneurship Summit organizat de Business Days. Incepand cu anul acesta Sorin a lansat Academia de HR, un proiect unic pe piata de dezvoltare HR din Romania. A acceptat sa-mi raspunda la cateva intrebari despre productivitate, oferind in final un sfat excelent.

---

Costin Ciora: Ce inseamna pentru tine sa fii productiv? 

Sorin Faur: In cheie personala, a fi productiv inseamna sa imi ating obiectivele cu minimum de energie si stres. Cu totii avem planuri si proiecte, factorul timp a devenit in ultima perioada elementul decisiv in modul in care definim performanta. Totul trebuie sa se intample repede iar oamenii resimt o presiune uriasa pe termene limita. Din acest motiv, consider ca, in cheie personala, trebuie sa privim si sa cautam sa fim productivi dar in mod sustenabil, pe termen lung, adica fara stress, altfel poti fi productiv intr-o zi si obosit in urmatoarea.

C.C.: Cum arata o zi productiva pentru tine?

S.F.: O zi productiva este o zi in care imi ating obiectivele propuse. De obicei este o zi in care ma trezesc devreme si dupa ritualul de dimineata, lucrez cu energie si spor. Conteaza foarte mult si starea mentala pentru a fi productiv cu adevarat si pe termen lung. Nu numar neaparat un anumit numar de ore de munca pentru a defini o zi productiva ci calitatea si coerenta obiectivelor propuse. Si, as zice, o zi in care te simti bine cu tine, cu treburile zilei, cu ce ai de facut.

C.C.: Care sunt obiceiurile zilnice pe care le practici? 

S.F.: Nu stiu daca am obiceiuri zilnice, in afara de cele ce tin de rutina de dimineata (trezit, spalat, mancat… etc). Trec printr-o mare varietate de activitati si putine se repeta. In sens mai larg insa, incerc sa mananc la ore fixe, sa nu sar peste mese (sunt atat un moment de repaos cat si un moment de re-energizare) si sa fac sport regulat. Faptul ca ma uit peste mailuri de exemplu in fiecare zi nu este un obicei, a devenit o necesitate. Daca ar fi totusi sa nominalizez un ”obicei” as spune cititul. Incerc sa nu las nicio zi fara citit (si nu ma refer la presa). Cred ca este important sa citim, sa ne deschidem mintea catre cuvantul scris. Este (mai) dens si lucrator.

C.C.: Se spune ca ceea ce este planificat, este realizat. Cum ti-ai planificat activitatea pentru anul ce urmeaza?

S.F.: Da, o buna planificare te aduce extrem de aproape de executie. Mai sunt si factori neprevazuti dar in general este adevarat. Cred in importanta planificarii, chiar daca nu intotdeauna putem planifica totul. La nivel de an, planific evenimentele mari (concedii, vacante si ciclurile mari de business). Stiu de exempllu ca am o perioada incarcata in Septembrie-Ianuarie si o pregatesc mult timp in avans. In rest, planificarea are loc in functie de obiectivele propuse si de operationalizarea lor. Daca de exemplu lansam un nou curs sau serviciu, atunci cu mult timp inainte, trebuie gandit si proiectat acel curs, materialele aferente dar si materialele si mesajele de marketing, actualizarea pe site cu programatorii, informarea clientilor, etc.

C.C.: Intre multi-tasking si focus pe o activitate, ce stil ti se potriveste mai mult?

S.F.: Focus pe o activitate. Multi-tasking-ul este foarte dificil si adesea un mit, putine lucruri pot fi facute bine in acelasi timp cu adevarat. Multe activitati pot fi facute in paralel dar prost iar cele mai multe, nu pot fi facute in paralel deloc. Sigur, tot ce poate fi impletit, suprapus fara un cost prea mare, trebuie facut.

C.C.: Cat de mult inseamna planificarea intr-un obiectiv de-al tau?

S.F.: Depinde si de obiectiv si de complexitate dar planificarea nu trebuei sa lipseasca. Poate fi de la 10% la 30% dar imi e greu sa avansez o cifra precisa, multe activitati sunt astazi foarte dinamice, depend mereu de input si trebuie constant adaptate si schimbate. Piata e dinamica, lumea e mult mai in viteza si planul trebuie schimbat si el. Planificarea devine un proces continuu, nu poate avea loc doar o singura data la inceput. Sigur, pot fi mici adaptari, dar schimba planul.

C.C.: Ce instrumente de productivitate folosesti (app-uri, tool-uri etc)?

S.F.: Agenda, Excel-ul pe Drive si o gama larga de aplicatii pe telefon. Poate fi Calendar pentru managementul intalnirilor, task-urilor si foarte multe remindere. De asemenea folosesc Google Drive pentru share diverse documente cu echipa si accesul documentelor din Cloud, si desigur, toate aplicatiile de comunicatii: WhatApp in primul rand si Messenger de la Facebook. LinkedIn in crestere,  suita Evernote pentru toate notele si gestionarea informatiilor utile.

C.C.: Ce parere ai despre impactul tehnologiei asupra productivitatii: angajatii pot fi mai productivi si mai putin productivi in acelasi timp? Exista multe lucruri ce distrag atentia de la lucru (ex. retelele sociale), cu toate acestea exista mai multe instrumente de productivitate.

S.F.: Tehnologia distrage desigur, dar ne-a adus si noi facilitati altfel imposibil de realisat. Putem scrie mailuri din tramvai, putem sa accesam orice document si sa il editam din Drive la mobil. Sigur, putem juca si cateva sute de jocuri respectiv putem petrece ore nesfarsite pe Social Media. Tine de echilibru si care orice in viata, depinde de fiecare cum alege sa foloseasca o furculita: poate face bine sau rau cu ea. Pe ansamblu cred, tehnologia ne-a facut mai productivi, ne ofera instrumente de colaborare si eficienta, viteza de calcul, conectivitate, mobilitate, independenta. Putem lucra de oriunde, oricand, pe tot globul.

C.C.: Cum gestionezi verificarea numarului mare de emailuri pe care le primesti?

S.F.: Asta este intr-adevar o problema in crestere. Inca poate fi gestionata dar este tot mai greu adevarat: filtre in principal, reguli de triere bine gandite si care pre-selecteaza mailurile in functie de expeditor si subiect. Incerc pe cat de mult sa triez informatia esentiala, in functie de proiectele in lucru si prioritati. Nu este o formula fixa, mereu trebuie ajustat ceva. La unele pur si simplu trebuie dat ignore sau unsubscribe. Mult tine si de experienta, de capacitatea de a identifica rapid mailurile care sunt de interes si de disciplina de a rezista oricarei capcane, multe mailuri par ce nu sunt si nu trebuie sa cazi in capcana de a le deschide pe toate.

C.C.: Cum gestionezi sedintele din diversele proiecte in care esti implicata? Peter Druker spunea ca “Sedintele sunt un simptom al proastei organizari. Cu cat mai putine sedinte, cu atat mai bine.”

S.F.: Are dreptate Peter Druker, nu sunt adeptul sedintelor si in niciun caz al celor lungi. Din punctul meu de vedere scopul unei sedinte este sa faciliteze o decizie. Participantii trebuie sa vina pregatiti in sedinta, nu sa afle acolo si atunci diverse informatii pe care le puteau citi in prealabil si nici nu trebuie sa monopolizeze unilateral dialogul. Canalele de comunicare de azi oricum nu mai fac necesare sedintele de informare. Cred ca o sedinta trebuie sa implice strict oamenii de care este nevoie, prea multi participanti reprezinta adesea semnul unei proaste organizari. Vad o sedinta la 30m-45m maxim (si ideal chiar mai putin) depinzand si de subiect/complexitate. Din fericire lucrez intr-un mediu in care toata lumea este de acord cu aceste principii asa ca nu ne este dificil sa avem intalniri scurte si orientate spre scop.

C.C.: Care este cel mai bun sfat pe care il poti da pentru cresterea productivitatii?

S.F.: Sa stii ce vrei cu adevarat, sa iti cunosti si respecti prioritatile, acelea care conteaza cu adevarat, importante nu urgente! Cand stii ce vrei, toate se alinieaza frumos in spatele obiectivelor si apoi pot fi operationalizate, esti concentrat pe scop si nimic nu te poate abate de la drumul tau. Pentru capitanul care nu stie unde vrea sa ajunga, niciun vant nu este bun!