No signal? Comunicarea poate fi mai simpla, nu simplex

In orice articol de comunicare sau de tehnici de feedback se discuta mult despre cum poti imbunatati comunicarea in functie de profilul celeilalte persoane, in functie de imbunatatirea empatiei sau pur si simplu de a asculta mai mult si de a vorbi mai putin. In cursurile de comunicare pe care le sustin, apare deseori un subiect legat de comunicare, ce reprezinta de altfel baza comunicarii. Mai exact, discutia se duce in urmatoarele intrebari sau afirmatii:

“se intampla deseori sa trimit un email sau mesaj si sa nu primesc raspuns”

“trimit un mesaj pe Whatsapp si ori mi se raspunde prea tarziu cand nu mai e util raspunsul, ori nu mi se raspunde deloc”

“e ca si cum as vorbi la televizor, trimit un mesaj catre colegi si nu primesc vreo confirmare”

Ei bine, daca ti s-a intamplat si tie, atunci articolul s-ar putea sa-ti fie de folos. Bineinteles, daca ai si alte idei, te astept cu comentarii pe social media. Scopul blogului este de a continua comunicarea si de a deschide discutiile pe un anumit subiect, uneori venit pur si simplu de la mine, alteori prin intrebarile din partea participantilor la cursurile mele, sau intrebari ale cititorilor.

Ultima afirmatie de mai sus, recunosc ca m-a pus pe ganduri adica cea cu “e ca si cum as vorbi la televizor”. Mi-am adus aminte de comunicarea din radiocomunicatii, mai exact simplex. Un canal de tip simplex permite comunicarea unidirectionala – ca de exemplu intre antena si televizor. In desenul de mai jos, se poate vedea antena si transmiterea mesajului de catre aceasta catre un televizor. Dar, cel putin in acest sistem, semnalul nu poate fi transmis inapoi. Nu am sa intru in detaliile legate de radiotelecomunicatii si posibil ca aun expert in acest domeniu sa spuna ca de fapt un semnal este primit inapoi, ci mai degraba m-as referi la primirea semnalului de catre privitor si raspunsul la mesajul transmis.

Un model de dorit este ca mesajul sa fie transmis si sa se primeasca si un raspuns. In situatiile mentionate mai sus, participantii la cursuri sau cititorii puneau intrebarile legate de ce pot face atunci cand nu primesc raspuns la un email, chiar daca poate e trimis de mai multe ori, nu primesc raspuns la mesaje sau daca se primesc este mult prea tarziu.Uite mai jos cateva idei care te-ar putea ajuta pentru a identifica corect situatia.

In primul rand, in situatia de mai sus, am putea imparti comunicarea pe 3 elemente:

1. Antena: sa presupunem ca tu esti cel/cea care transmite mesajul

2. Canalul de transmitere: in exemplele de mai sus: emailul, Whatsapp, sms

3. Televizorul: persoana care nu raspunde si care-ti da impresia de “parca as vorbi cu televizorul”

Cum poti rezolva aceste situatii? Iti prezint mai jos cateva idei daca esti de partea celor care transmit mesajele si nu li se raspund:

– Din start este posibil ca prima imagine sa fie pur si simplu o impresie pe care o ai asupra situatiei. Mai exact, lipsa unui raspuns posibil sa insemne nu neaparat ca nu se doreste raspunsul, ci poate ca nu exista un raspuns. Mai exact, persoana respectiva nu stie exact ce sa-ti raspunda sau nu considera ca esti in prioritatile sale de raspuns. Trecem peste situatiile cand poate ai astepta un raspuns de tipul “Multumesc, ma voi gandi” care nu f ace obiectul acestui articol, ci presupunem pur si simplu buna intentie a receptorului.

– Canalul de comunicare poate nu este cel potrivit. Ti s-a intamplat ca un mesaj transmis prin email sau mesaj sa duca la lipsa unui raspuns dar o comunicare telefonica sa te duca la rezolvarea situatiei. Ei bine, ai gasit raspunsul. Ceea ce functioneaza pentru tine poate nu functioneaza pentru altcineva. Este un context cu multe provocari si multa informatie in jurul nostru iar comunicarea de tip text (email, sms, whatsapp, articole) este mult prea ridicata pentru a mai putea filtra eficient. E nevoie de o conectare mai buna pur si simplu telefonic si cu siguranta 1-1 (mai ales ca call-urile pe Zoom au schimbat sedintele in marathon de sedinte).

Cum poti evita astfel de situatii? Cateva idei pentru cei care primesc mesajele:

– Un mesaj primit presupune ca cel care l-a transmis nu a vrut sa te deranjeze direct. Dar nu inseamna neaparat ca nu e important pentru cel care l-a trimis. Daca l-a trimis pe email, in functie de topic ideal ar fi sa-i raspunzi. Daca vezi ca-ti mai trimite inca o data acel mesaj inseamna ca este important pentru el. Un simplu “voi analiza, multumesc” nu strica. Arata un nivel de empatie si cu siguranta daca esti liderul unei organizatii posibil ca stilul tau de a nu raspunde sa se transfere catre oamenii tai care ghici ce vor face? Vor “invata” de la tine. Imagineaza-ti un proaspat angajat care nu primeste raspuns. Ce crezi ca va face dupa ce prinde putin “curaj” in organizatie?

– Seteaza canalul potrivit de comunicare. Daca nu raspunzi la emailuri sau mesaje pentru ca sunt prea multe, seteaza direct care sunt asteptarile tale de la acel membru al echipei si dezvolta relatia in aceasta directie. Nu uita insa, ca daca esti in conducerea unei organizatii, ai si responsabilitatea sa-ti dezvolti echipa, si acest lucru incepe prin comunicarea simpla.

Comunicarea este fascinanta. Si atunci cand functioneaza ca la carte si atunci cand este total ineficienta. Este un subiect de cercetare care de fapt este la baza tuturor problemelor organizationale.

Mai ales in contextul actual, comunicarea trebuie sa fie clara, simpla, fara dureri de cap si sa duca la rezultate: si de “peace of mind” si de “target & performance”.