Iti folosesti emailul pentru notarea sarcinilor?

Emailul este un instrument excelent de comunicare. De foarte mult timp a devenit standardul in comunicarea online si probabil va mai trece timp pana cand un alt mod de comunicare va deveni la fel de popular, atat pentru comunicarea personala cat mai ales cea profesionala. Daca esti insa genul care folosesti emailul pentru notarea sarcinilor, prin marcarea ca necitite emailurile pe care tocmai ce le-ai parcurs, atunci acest articol este pentru tine.

Poate ti s-a intamplat sa deschizi un email, sa-l citesti, dupa care sa-l marchezi ca necitit, urmand sa-l tratezi ca pe o sarcina sau un email la care vei raspunde mai tarziu? Aceasta abordare nu este doar neproductiva, dar iti transforma emailul dintr-un instrument de comunicare, intr-un instrument de gestionarea a sarcinilor. Daca folosesti interfata Gmail pentru emailul tau (care are si optiuni pentru emailul de business), atunci te-ar putea ajuta o modalitate de organizare a inbox-ului, pe care am prezentat-o intr-un demo aici.

In discutiile cu cei cu care lucrez in cadrul evenimentelor de productivitate, deseori emailul era prezentat ca un loc in care se strang emailuri. De cele mai multe ori insa, exista o serie de emailuri pastrate in inbox chiar si dupa ce au fost citite, sau acestea raman intentionat necitite pentru a nu se uita o sarcina mai tarziu. Aceasta abordare nu doar ca nu te ajuta sa-ti organizezi sarcinile (mai ales ca probabil mai ai un loc unde iti notezi sarcinile ce nu vin prin intermediul emailului), dar si determina o lipsa de filtrare a acestora. Este ca si cum ai nota la nesfarsit in agenda ta, fara sa ai posibilitatea sa muti sarcinile in categorii.

Mai jos iti prezint cateva idei care ar eficientiza modul in care iti vezi inbox-ul acum:

1. In primul rand, respeta principiul “Nu atinge de 2 ori”

De indata ce ai deschis un email, raspunde imediat, sau daca nu este posibil transfera-l in lista ta de sarcini (de preferat in aplicatia ta). In aplicatia pe care o folosesct: Todoist, exista o extensie pentru Gmail care imi permite sa adaug printr-un singur click, un email, ca fiind o sarcina, astfel incat toate sarcinile sa fie in acelasi loc.

2.Descopera folderele din emailul tau

Dincolo de posibilitatea de arhivare, poti muta emailurile primite in foldere aferente proiectelor in care esti implicat. In acest fel, vei ajunge cu usurinta la Inbox ZERO. Nu uita ca, oricum, atunci cand vrei sa gasesti un email nu-l vei cauta direct in lista ta, ci vei folosi functia de cautare a emailului respectiv (ce cauta si in foldere).

3.Impune-ti o perioada in zi/saptamana cand sa ajungi la zero emailuri in inbox

Este posibil sa iti scape anumite emailuri atunci cand inbox-ul tau este plin, asadar, aloca-ti o perioada de timp pentru a verifica toate emailurile si a le transfera in folderele aferente sau in lista ta de sarcini.

In final, ramane sa-ti raspunzi la o singura intrebare: cate emailuri ai necitite in inbox?

Te-ar putea interesa si Workbook-ul GRATUIT INBOX cu ZERO emailuri – 5 idei si pasi de actiune pentru e-curatenia de primavara in adresa ta de email, disponibil aici.