3 motive sa NU planifici sedintele luni dimineata

sedinta

3 motive sa NU planifici sedintele luni dimineata

Ti s-a intamplat sa auzi de la partenerii cu care lucrezi urmatoarea expresie “Luni dimineata nu prea sunt de gasit, fiindca avem sedinte” sau “Nu ma suna luni fiindca avem sedinte care dureaza pana la pranz”. Daca organizatia din care faci parte isi planifica sedintele pentru luni dimineata, atunci acest articol este pentru tine.


Cum ar arata o zi de luni fara sedinte? Pentru marea majoritate o zi in care poti sa te ocupi de lucrurile planificate anterior. Sunt sedintele facute pentru aceia care au nevoie de o directie mai clara asupra lucrurilor pe care le au de facut sau pentru liderul organizatiei ce doreste sa se afle daca lucrurile sunt in plan?

In discutiile cu cei care participa la evenimentele pe care le organizez precum Ora de Productivitate (detalii aici), atunci cand ajung la sectiunea ce tine de eficientizarea sedintelor, deseori primesc ca raspuns un lung oftat. Deseori, participantii se plang de lipsa unui obiectiv clar al intalnirii, de agenda neclara si de pregatirea insuficienta a intalnirii.

Mai mult, pare ca pana si la nivelul managerilor situatia se pastreaza, acestia explicand nevoia de a organiza sedinte dimineata prin rapoartele pe care trebuie sa le prezinte sau alte sedinte de luni la care ei insisi trebuie sa participe. Nu vreau sa discut acum despre cine participa la aceste sedinte fiindca probabil mi-ar lua mult timp sa discut despre “colegul cu laptopul” sau de “colega cu ochii doar in telefon”. In acest articol, iti vorbesc doar de ce sa NU planifici sedintele luni dimineata.

Iata mai jos 3 motive sa NU planifici sedintele luni dimineata:

1. Atentia si energia echipei

Week-endul a fost o ocazie buna pentru restaurarea atentiei si refacerea energiei echipei tale. De multe ori, sedintele sunt cele care consuma energia prin situatiile ce tin de lipsa de comunicare intre membrii echipei sau pur si simplu de neintelegere a anumitor sarcini. Este posibil ca liderul echipei sa petreaca prea mult timp analizand situatii ce nu sunt in sfera de interes a celorlalti. Acest lucru, duce la timp ce ar putea fi utilizat pe alte activitati.

2. Ce am de facut versus ce rezultate am avut?

Atunci cand sedintele se organizeaza lunea, se pierde o ocazie de a reflecta asupra saptamanii incheiate si a rezultatelor obtinute. E ca si cum concentrarea ar fi prea mare asupra to-do list-ului tau si mai putin a acelor sarcini ce au disparut din lista (anti to-do list sau lista de rezultate). O sedinta vinerea ar putea fi o ocazie de a incheia un ciclu, problemele curente fiind mai usor de retinut, fata de o sedinta de luni in care week-endul poate sa influenteze ideile si solutiile.

3. Intarzierile

Sedintele de luni de la prima ora produc situatii de intarziere si implicit de decalare a intalnirii. Se ajunge astfel la o presiune suplimentara pentru participanti ce poate sa influenteze capacitatea de concentrare asupra problemelor dezbatute. In schimb, o planificare din timp si sedinte reduse ca numar si timp, pot sa permita mai multa atentie pe sarcini si rezultate.

Tu cand iti planifici sedintele?

 

Te astept si pe pagina mea de Facebook aici.


Te-ar putea interesa si Ebook-ul “Planificarea activitatilor” disponibil gratuit aici.

Ebook Costin Ciora planificarea activitatilor

 

Ultimele comentarii